직장인 업무툴·협업툴 소개, '일잘러' 꿀팁 체크!

최근 직장인들 사이에서 챗GPT 같은 AI툴 활용이 '일잘러'의 필수 스킬로 떠오르고 있어요. 엠브레인 트렌드모니터 조사에 따르면 직장인 40%가 챗GPT를 업무에 활용한다고 해요. 챗GPT를 사용한 직장인 중 절반 이상이 "업무 시간이 줄었다"(52.1%), "반복 업무를 더 쉽게 처리할 수 있다"(52%)고 답했어요. 업무 효율성을 높이려면 AI 기술을 익혀두는 것이 중요하겠죠? 직장인이 알아두면 좋은 AI툴과 협업툴, 크롬 확장 프로그램을 함께 살펴볼게요.

AI 툴은 인공지능이 글, 그림, 영상 등을 자동으로 만들어주는 도구예요. 사람이 직접 해야 할 일을 대신 처리해 주기 때문에 업무 효율이 높아지고 시간을 절약할 수 있어요.

1. 챗GPT(Chat GPT)

미국 인공지능 연구 기업 오픈AI가 선보인 챗GPT는 누구나 쉽게 사용할 수 있는 챗봇 형태의 AI툴이에요. 챗GPT는 자료 조사, 문서 작성, 이미지 생성 등 다양한 업무를 도와줘요. 원하는 느낌과 단어를 입력하면 제목이나 캐치프레이즈 등 아이디어를 제시해 창의적인 작업에도 유용하죠. 현재 가장 최신 버전은 GPT-4로 이전 버전인 GPT-3.5보다 속도가 빨라졌고 복잡한 문맥도 보다 잘 이해해요. GPT-4는 무료 버전으로 사용 시 3시간에 16개 질문으로 제한되며, 질문 개수가 소진되면 GPT-3.5 버전으로 전환돼요. GPT-4를 제한 없이 사용하려면 월 20달러(부가세 별도)를 결제해야 해요.

2. 노션 AI(Notion AI)

노션 AI는 메모, 문서, 프로젝트 관리 등 다양한 기능을 제공하는 업무툴인 노션(Notion)에서 제공하는 인공지능 기능이에요. 노션 AI는 요약, 번역, 맞춤법 수정과 같은 간단한 도움부터 아이디어 제안 및 글에 대한 피드백 제공 등 복잡한 업무 처리까지 지원해요. 업무의 생산성 향상은 물론 창의적인 아이디어 정리에도 유용하죠. 사용 방법도 간단해요. 슬래시 명령어(/ai)를 입력하면 쉽게 기능을 활성화할 수 있어요. 요금은 연간 청구 요금제의 경우 월 8달러, 월간 청구 요금제의 경우 월 10달러(부가세 별도)입니다.

3.  MS365 코파일럿(MS365 Copilot)

MS365 코파일럿은 워드, 엑셀, PPT 등 MS Office에 GPT-4를 적용한 AI 툴이에요. Word, Excel, PowerPoint, Outlook 등과 연계되어 있으며 문서 작성, 데이터 분석, PPT 제작, 메일 및 회의 요약 등 다양한 작업을 자동화해 줘요. 복잡한 코드 없이 대화하듯 업무를 지시할 수 있다는 것이 특징이에요. 예를 들어, "이번 분기 보고서를 바탕으로 발표 자료를 만들어 줘"라고 지시하면 코파일럿이 결과물을 제시하죠. 단점은 가격이에요. MS365 구독과 코파일럿 이용 요금이 별도로 발생하므로 이중으로 비용이 들어 비싼 편이에요. 요금제는 개별 상황마다 다르기 때문에 Microsoft 홈페이지에서 확인할 수 있어요.

4. 캔바(Canva)

캔바는 디자인 작업을 돕는 웹사이트로, 이미지 생성 AI 기능을 통해 원하는 이미지를 만들 수 있어요. 키워드 다섯 개를 적고, 원하는 스타일을 고르면 1분 이내로 이미지가 생성됩니다. 캔바는 무료 버전으로도 웬만한 기능을 다 이용할 수 있다는 것이 장점이에요.

5. 감마(Gamma)

감마는 PPT를 만들어주는 AI툴이에요. 프레젠테이션 주제와 옵션 등을 설정하면 2분 안에 7~8장 정도의 결과물을 만들어줘요. 스토리라인만 입력하면 자동으로 PPT의 개요와 디자인을 구성해 줘서 업무 시간을 크게 절약할 수 있어요.

협업툴은 팀원들이 함께 작업하고 소통할 수 있도록 돕는 디지털 도구를 말해요. 프로젝트 관리, 문서 공유, 메신저 등의 기능으로 업무 효율을 높여줘요. 국내에서 자주 언급되는 협업툴로는 구글 워크스페이스, 슬랙, 노션 등이 있어요. 이를 활용하면 업무 생산성이 향상되고 협업이 더욱 편리해져요.

1. 구글 워크스페이스(Google Workspace)

구글 워크스페이스는 구글에서 제공하는 클라우드 기반의 협업툴이에요. 인터넷만 연결되면 언제 어디서든 작업 가능하며, 자동 백업 기능으로 데이터 손실이 위험이 없어요. 여러 사용자가 동시에 문서 등을 편집할 수 있어서 효율적인 협업이 가능하다는 것도 강점입니다.

2. 슬랙(Slack)

슬랙은 팀의 협업을 강화해줄 수 있는 클라우드 기반의 업무 메신저예요. 슬랙은 대화 및 파일 검색 기능이 뛰어나며, 새로 합류한 팀원도 기존 히스토리를 쉽게 확인할 수 있어 업무 이력 관리에 유용해요. 메일, SNS, Google Drive 등 비즈니스 커뮤니케이션에 필요한 다양한 서비스를 연동해서 사용할 수 있다는 장점이 있어요. 

3. 노션(Notion)

노션은 페이지 단위로 관리되는 업무툴이에요. 커스터마이징을 통해 사용자가 원하는 워크스페이스를 구성할 수 있죠. 일정 관리, 메모, 프로젝트 관리 등 다양한 템플릿을 보유하고 있어 쉽게 사용할 수 있어요. 페이지나 데이터를 공유하고, 댓글을 달거나 실시간 동시 수정을 하는 등 팀 프로젝트에 최적화되어 있습니다. 다양한 기능과 커스터마이징 옵션 제공으로 처음 사용법을 익히는 데 시간이 걸린다는 것은 단점이에요. 하지만 조금만 익숙해진다면 노션을 이용해서 업무뿐만 아니라, 일기, 메모, 아이디어 노트, 가계부 등 개인화된 페이지 만들기도 가능해요.

크롬 확장 프로그램은 웹 사용을 보다 편리하게 만들어주는 도구예요. 웹 페이지 정보 자동 수집부터 외국어 번역까지, 다양한 프로그램이 있어요. 설치는 크롬 웹스토어(https://chromewebstore.google.com)에서 원하는 프로그램을 검색하거나, 카테고리에서 찾으면 돼요. 업무 효율성을 높여줄 크롬 확장 프로그램 7가지를 소개할게요.

1. 리스틀리(Listly)

웹페이지에 있는 여러 자료를 취합해야 하는 경우 유용하게 사용할 수 있는 웹 크롤링 도구예요. 회원 가입 후 간단한 클릭 몇 번 만으로 페이지 내 모든 데이터가 담긴 엑셀을 다운받을 수 있어요. 유료 플랜은 자동 스크롤, 페이지 넘김 등의 기능도 제공해요.

2. 이미지 다운로더(Image Downloader)

이미지 다운로더는 웹페이지의 이미지를 빠르고 쉽게 다운로드할 수 있도록 도와줘요. 여러 이미지를 한 번에 다운로드하거나 특정 형식의 파일만 선택적으로 저장할 수도 있어요.

3. 컬러피커(Color Picker)

컬러피커는 웹페이지에 있는 원하는 색상을 추출할 수 있는 프로그램이에요. 선택 버튼을 클릭해 추출하고자 하는 색상을 선택하면 컬러 코드를 알 수 있어요.

4. 캡춰(FireShot)

캡춰는 보통 보이는 화면만 캡처할 수 있는 타 캡쳐 프로그램과 달리, 웹페이지의 최상단에서 최하단까지 전체를 한 번에 캡처할 수 있는 기능을 가지고 있어요. 

5. 왓폰트(WhatFont)

왓폰트는 크롬 페이지에서 폰트를 찾아주는 확장 프로그램이에요. 디자인 작업을 할 때 왓폰트를 통해 다른 사이트의 폰트를 검색하고 이를 벤치마킹해서 활용할 수 있어요.

6. 베스트 URL 쇼트너(BEST URL Shortner)

웹페이지의 URL 길이를 줄여주는 프로그램입니다. 업무 중 URL을 공유하거나 첨부할 일이 있을 때 링크 주소가 너무 길면 가독성이 떨어지는데요. 이때 베스트 URL 쇼트너를 사용하면 긴 주소를 짧게 축약해서 이용할 수 있어요.

7. 세션버디(Session Buddy) 

세션버디는 동시에 열려 있는 많은 웹페이지를 한눈에 정리할 수 있는 프로그램이에요. 현재 열려 있는 페이지의 목적별 폴더를 만들 수 있고 나중에 다시 열 수 있도록 저장도 가능해요. 자료 조사하며 많은 탭을 열어놨는데 갑자기 컴퓨터를 꺼야 할 경우, 세션버디를 사용하여 저장해 놓으면 나중에 복원이 되니까 편리하겠죠.